Ma technique pour ne jamais sortir sans mes cours : le cloud [Deuxième partie]

Dans un précédent article, on s’était attardé à présenter les différents types de cloud en voyant leurs principales fonctionnalités. Aujourd’hui, le but est d’avoir une vision plus précise du service que j’utilise au quotidien dans la gestion de mes cours : Google Drive.

Pour rappel, le service de Google vous propose 15 Go de stockage gratuit ainsi qu’un accès à sa suite Office pour la création et la modification des documents.

Organisation des documents dans Google Drive

Sans être trop précis, voici un aperçu de la manière dont j’organise mes différents documents de cours dans le service de stockage.

L'organisation dans Google Drive
L’organisation dans Google Drive

Tout d’abord, un dossier-père intitulé « Prof » se situe à la racine de l’espace Google Drive. C’est dans ce dossier que tous mes documents viennent se ranger. Au niveau suivant, se trouvent quatre dossiers :

  • « Cours » (qui abrite tous mes cours) ;
  • « Programmes » (qui abrite les différents extraits des programmes officiels ainsi que les fiches Éduscol) ;
  • « Manuels » (qui abrite les PDF des manuels numérisés) ;
  • « Autres » (qui abrite tout le reste).

À l’intérieur du dossier « Cours », on retrouve un dossier par niveau de classe. Puis au-sein de ces dossiers, une distinction entre les différentes disciplines. Par exemple :

Prof > Cours > Seconde > Histoire

Chaque chapitre dispose ensuite de son dossier, dans lequel on retrouve :

  • le cours ;
  • la fiche d’objectifs fournie aux élèves ;
  • la fiche directrice de la séquence ;
  • la présentation .ppt du cours ;
  • le sujet du DS ;
  • deux dossiers :
    • « Activités » regroupant les différentes fiches d’activités
    • « Ressources » regroupant les différentes ressources du cours, notamment les illustrations et les documents utilisés.
Le contenu du dossier "Seconde"
Le contenu du dossier « Seconde »

Utilisation des outils de Google Drive

L’une des forces de Google Drive est l’intégration de la suite bureautique Google Docs au sein du service cloud. Vous avez, ainsi, à votre disposition un traitement de texte, un tableur et un logiciel de présentation vous permettant de créer ou de modifier vous différents documents.

Dans un premier temps, votre document peut-être prévisualisé, en cliquant simplement dessus. Beaucoup de formats sont pris en charge par l’outil de prévisualisation de Google Drive notamment les plus courants.

Prévisualisation d'une présentation .PPT
Prévisualisation d’une présentation .PPT

Vous avez ensuite le choix de :

  • télécharger le document sur votre ordinateur ;
  • l’imprimer ;
  • l’ouvrir dans Google Docs pour le modifier.

La suite Google Docs est bien pensée et vous y retrouverez tous les outils de base d’une suite bureautique.

La modification d'une présentation .PPT dans Google Docs
La modification d’une présentation .PPT dans Google Docs

À partir du logiciel Google Slides (l’équivalent de Powerpoint), vous pouvez aussi lancer un diaporama directement depuis le cloud. Pratique, non ?

La gestion des versions, la botte secrète de Google Drive

La présence d’une suite bureautique au sein de Google Drive apporte de nombreuses possibilités qui s’avèrent rapidement indispensables. Toutefois, il y en a une que l’on utilise rarement et à laquelle on ne pense pas forcément sauf en cas de panique : la possibilité de retrouver une ancienne version d’un fichier. Je m’explique.

Imaginez un prof un brin tête en l’air et qui a l’habitude de copier-coller ces cours d’un chapitre à l’autre pour conserver le même modèle de page. Imaginez toujours, qu’un jour pas fait comme un autre, ce même prof, davantage occupé par la tiédeur de son café, enregistre malencontreusement son nouveau cours à la place de l’ancien et écrase ainsi le fichier précédent. Drame. Tragédie. De nombreuses heures parties en poussière.

Eh bien, non !

Google Drive conserve toutes les versions d’un fichier pendant 30 jours. Ainsi, vous pouvez récupérez la version désirée même si ce n’est pas la dernière en date. Magique… et surtout très pratique !

Partager le document ou gérer ses versions ? Tout est possible
Partager le document ou gérer ses versions ? Tout est possible
Accéder aux différentes versions d'un document
Accéder aux différentes versions d’un document

Outre pour résoudre une erreur d’inattention, cette fonction montre aussi toute ses capacités lors d’un travail collaboratif.

Google Drive offre, en effet, la possibilité de partager ses documents. Très pratique lorsqu’il s’agit d’envoyer par mail un fichier volumineux ou lorsque vous voulez travaillez à plusieurs sur un même projet. Vous avez la possibilité d’inviter d’autres personnes à consulter votre travail. À vous de choisir, s’ils peuvent :

  • simplement consulter le document ;
  • commenter le document ;
  • modifier le document.
Inviter une personne à collaborer
Inviter une personne à collaborer

Conclusion

Voici, dans un rapide tour du propriétaire, ma gestion des différents documents de cours dans Google Drive. J’ai voulu mettre en avant les principales fonctions de Google Drive, notamment celles qui en font mon service cloud préféré. Les différents outils intégrés à Google Drive s’avèrent très pratique et rapidement essentiels à notre travail quotidien.

Jupo Écrit par :

Derrière l'éléphant, se cache Jupo, un jeune prof de 26 ans. Lyonnais d'adoption, il travaille dans l'académie et parcourt aussi souvent que possible les rues de la capitale des Gaules. Passionné par la photo, les nouvelles technologies et l'histoire-géo, il relate sur ce blog ses envies, ses expériences, ses tests et son humeur.